ODOS je celovita rešitev, ki omogoča enostaven zajem, obdelavo, skupno rabo, elektronsko podpisovanje in hrambo dokumentov preko interneta/intraneta. Zasnovan je tako, da deluje v sozvočju z obstoječimi orodji in načini dela, kar skrajša čas uvajanja. Deluje kot osnovni sistem, ki omogoča temeljne funkcije za upravljanje procesov, dokumentov in podatkov. V to ogrodje se postavljajo različni predpripravljeni moduli ali pa se z njegovo pomočjo podprejo edinstveni procesi v podjetju. Sistem je namenjen prilagajanju različnim potrebam v podjetjih, kar omogoča učinkovit prenos dobrih praks in izkušenj v elektronsko poslovanje.

Ob tem se podjetjem ponuja enkratna priložnost za optimizacijo in posodobitev procesov.  

Rešitev obsega:

• osrednji dokumentni modul,
• modul e-obrazci,
• modul za upravljanje standardnih poslovnih procesov (workflow),
• modul za vodenje informacijskih sredstev,
• modul za upravljanje vhodno/izhodnih dokumentov,
• modul za elektronsko likvidacijo prejetih računov,
• modul za vodenje nabavnega postopka,
• modul za vodenje elektronsko vodenje voznega parka, potnih nalogov in obračun potnih stroškov,
• modul za vodenje odsotnosti,
• modul za vodenje izobraževanja,
• modul aktivni arhiv,
• modul za elektronsko pošiljanje in sprejemanje fax sporočil.

Osnovne funkcionalnosti:

• izdelava dokumentov s poljubnimi orodji (MS Office, Open Office),
• nadzor nad verzijami dokumentov (obvladovanje in sledenje sprememb),
• skupna raba (delo) na dokumentih,
• distribucija in objava dokumentov v spletnem okolju,
• obveščanje uporabnikov o poslovnih dogodkih (roki obdelav, obvestila, opozorila ...),
• obvladovanje in sledenje poslovnih tokov in dogodkov (odprava ozkih grl),
• določanje vlog uporabnikov in skupin uporabnikov,
• elektronski podpis z uporabo digitalnega potrdila,
• iskanje dokumentov po vsebini dokumenta,
• elektronski zajem dokumentov (digitalizacija, klasifikacija in indeksiranje, verifikacija).

Skladnost z veljavnimi predpisi v Republiki Sloveniji:

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu,
• uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in podpisovanje,
• preglednost in dostopnost sistema

S pomočjo delotokov (workflow) se lahko standardizirajo delovni procesi in tako zagotavljajo obvladovanje vseh situacij in popolno sledljivost poslovnih aktivnosti v podjetju.

Aktivni arhiv je namenjen arhiviranju vseh dokumentov v podjetju, tudi tistih, ki nastajajo v drugih programskih paketih (office programi). S pomočjo ključnih besed in hitrega iskalnika so dostopni ves čas predpisanih hrambnih rokov. Za vsak tip dokumenta se lahko določijo različna arhivska pravila.

ODOS omogoča elektronsko podpisovanje dokumentov, avtorizacij delotoka in elektronskih obrazcev ter tako učinkovito in varno nadomešča klasični podpis. Z modulom za izmenjavo elektronskih dokumentov po slovenskem standardu e-Slog, je podjetje pripravljeno tudi na sprejemanje in obvladovanje elektronskih računov ter naročil.